기획자의 소통능력이 중요한 이유, 문서작성 시 팁 공유

 

 

기획자분들 소통 잘하고 계신가요?

(저는 아닌 걸로..)

많은 중요요소 중 기획자에게 특히나 중요한 요소를 뽑자면 소통 능력이다.

소통능력에는 입으로 하는 소통과 문서로 하는 소통이 나누어져 있다 치면 기획자는 이 두 부분이 모두 중요하다. 팀원들을 잘 이끌며 소통해야 하고 가끔 부탁해야 하며, 문서는 명확하고 정확해야 헷갈려하지 않고 실무자분들이 기획 의도에 따라 작업을 진행할 것이다.

 

기획문서는 특히나 요구사항부터 기능정의까지 다양한데다, 프로젝트 중간중간 변경되는 사항은 빠르게 수정되어야 한다. 거기에 수정사항은 별도 표시가 필요하다. 수정사항인지 기존 사항인지 구분이 불가하면 혼자서만 일하게 되는 격이라 볼 수 있겠다. 또, 내가 원하는 의도대로 기능개발이 이루어지고 있는지 실무자분들이 내 기획의도를 정확히 이해할 수 있는 설명을 해놓았는지도 특히 주의해야 한다. 

 

 

나로 말할 것 같으면 이전 스토리보드를 보니 과연 이 설명을 보고 이해를 했을까?하는 의문이 많이 들었다. 나조차도 이런데 다른 실무자분들은 어떤 생각이었을까. 시간이 지난 기획서나 포트폴리오가 이래서 위험하다. 도대체 무엇을 의도했는지 알 수가 없기 때문이다. 물론 경력 많은 시니어들의 기획서는 다를 것이다.

 

기획서를 작성할 때 주의할 점은 관점이 '내'가 아니라 '타인'이 되어야한다는 것이다. 나 말고 다른 사람이 봐도 설명이 명확한가를 늘 중요시해야 한다. 나만 이해되는 문서는 필요도 없을뿐더러, 실무자분들이 볼 때마다 이건 이런 의도인가요? 이게 맞나요? 하며 시시각각 질문을 하려 들 테니 말이다. 이건 서로가 피곤해지고 공수가 불어나는 사태가 발생한다.

 

완벽할 수는 없다. 하지만 완벽해지려 노력해야한다는 것이 내 지론이다. 이 정도면 됐겠지는 내 관점으로 판단하는 것이라 위험하다. 다양한 관점에서 보며 지속적으로 명확히 이해가 될지를 자문하는 편이 더 낫다.

 

문서작성 시 소소한 팁 공유

1. 문서 정렬 맞추기

기획자는 요구사항 정의서나 기능정의,wbs등 엑셀로 작업하는 경우가 많다. 이때, 정렬을 맞추는 것은 사소하지만 문서작업 시 중요한 요소이다. 이전 회사에 재직할 때 기획자는 아니었지만 엑셀 작업을 많이 한 적이 있다. 그때 사수분이 매번 지적한 것은 정렬이었다. 사소하지만 중요하다고 말씀하셨다. 그때는 이해가 되지 않았지만 잘 가르쳐주신 덕분에 자동으로 정렬을 맞추는 습관이 생겼고, 신입의 문서작업을 보고 뒤죽박죽이었던 정렬을 보고 새삼 느꼈다. 정렬은 사소하지만 중요한 요소이구나를. 사실 정렬을 하지 않는다고 크게 기획서가 틀어지는 것은 아니지만 누구에게도 보기 편안한 문서를 만드는 것은 기획자로서 기본이라고 생각 든다.

2. 문체 통일하기

문서 작업 시에 문체 통일도 사소하지만 중요한 요소이다. ~다.라고 적었다가 ~함/~임 등 줄임말을 갑자기 쓰면 문체가 어수선해진다. 이력서도 그렇고 포트폴리오도 그렇고 모든 문서를 쓸 때는 전체적으로 문체를 통일하는 것이 낫다. 하지만 비고라던 지 참고하는 곳에는 줄임말을 많이 쓰는데 비고에만 줄임말을 쓴다던지는 정해서 문체를 통일해 주는 편이 낫다. 이 또한 '안 해도 상관은 없지만' 하는 편이 문서가 깔끔해지는데 기인한다.

3. 문서 제목 명확하게 쓰기

기획자가 작업하는 문서는 다양하다 보니 어떤 문서인지 제목만 보고 못 알아볼 때가 있다. 어떤 플랫폼의 어떤 문서인지 버전은 몇인지를 명확히 구분할 필요가 있다. 파일을 열기 전에 이미 이 파일이 어떤 파일인지 명확히 잡아줘야 혼선이 없다. 가끔 제목에 프로젝트명만 적혀있다던지 어떤 버전인지 확인할 길이 없으면 일일이 열어서 확인해야 하는 불상사가 생기므로 문서 제목을 명확히 쓰고 다음에도 똑같은 프레임을 가진 문서제목으로 통일하면 좋을 것 같다.